تم إنشاء دائرة اللوازم والمشتريات في رابطة الجامعيين عام 2010 بموجب قرار مجلس الرابطة في جلسته رقم (391) بتاريخ 07/08/2010 وقي قراره رقم (2/3) .
تتولى دائرة اللوازم والمشتريات المسؤوليات التالية:
- شراء ما تحتاج اليه الرابطة ومؤسساتها من اللوازم واجهزة حسب الاصول .
- الاحتفاظ بمواصفات قياسية للوازم ذات الاستعمال المتكرر.
- تقديم الراي والمشورة للدوائر في مجال ادارة اللوازم.
- التعاون مع الدوائر لمعرفة الوسائل والاساليب الخاصة لحسن حفظ اللوازم وصيانتها.
- الاتصال بمختلف مصادر توريد المشتريات والمؤسسات التي تقوم بالإشغال وتزويد لجنة العطاءات والجهات الأخرى المختصة بشراء المشتريات وتنفيذ الإشغال في الرابطة بالمعلومات المتوافرة لديها عن تلك المصادر.
لجان العطاءات و المشتريات المركزية:-
1) رئيس مجلس الرابطة (رئيس لجنة العطاءات)
2) أمين صندوق رابطة الجامعين (رئيس لجنة المشتريات ونائب رئيس لجنة العطاءات)
3) مدير مكتب الرابطة (عضواً)
4) المدير المالي (عضوا)
5) نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية / المدير المسؤول (عضوا)
6) مدير المشتريات (مقررا)
7) ممثلين عن الكلية / الدائرة / المركز المختصة عدد2 (عضوين)
يكون اجتماع لجنة العطاءات المركزية قانونيا إذا حضره رئيس اللجنة او نائبه وخمسة من أعضاءها ويكون اجتماع لجنة المشتريات قانونيا إذا حضره رئيس اللجنة واربعة من أعضاءها وتتخذ اللجان قراراتها بأغلبية الحاضرين .
شراء اللوازم:
يراعى في شراء اللوازم وفقا للصلاحيات التالية:
1. يكون الشراء بناء على طلب شراء موقعا من الجهة الطالبة ومصادق عليه حسب الاصول.
2. يقدم طلب الشراء معززا بالمواصفات قبل وقت كاف لاتمام عملية الشراء ولا ينظر في أي طلب شراء يوصف بانه مستعجل الا اذا كانت حالة الاستعجال ناشئة عن حالة طارئة لم تكن متوقعة.
3. المشتريات التي لا تزيد قيمتها عن 500 دينار اردني يمكن شراؤها مباشرة من قبل الجهة الطالبة لها ودائرة المشتريات واللوازم.
4. المشتريات التي تزيد قيمتها عن 500 دينار وحتى 5000 دينار تنفذ من قبل لجنة المشتريات بجلب الاسعار ويجب الحصول على ثلاثة عروض بحد ادنى وتعتمد بقرار مجلس الرابطة يعد التنفيذ.
5. المشتريات التي تزيد عن 5000 دينار وحتى 10000 دينار تنفذ من قبل لجنة المشتريات بطرح عطاء رسمي في الصحف المحلية ويجب ان لا يقل عدد المتقدمين للعطاء عن ثلاثة، ويجب الحصول على قرار من مجلس الرابطة بالاحالة.
6. المشتريات التي تزيد عن 10000 دينار تنفذ من قبل لجنة العطاءات بطرح عطاء رسمي في الصحف ويجب ان لا يقل عدد المتقدمين للعطاء عن ثلاثة، ويجب الحصول على قرار من مجلس الرابطة بالإحالة.
7. يجب ان يتم وصف اللوازم المراد شراؤها بشكل واف وان تحدد مواصفاتها بشكل واضح.
8. تتم جميع عملية الشراء باعتماد مبدأ المنافسة ويراعى الحصول على أجود اللوازم وبأفضل الأسعار.
9. لا يجوز تجزئة اللوازم بغرض تجاوز حدود وصلاحيات اللجان.
10. لا يجوز شراء لوازم متوفرة في مستودعات الرابطة ومؤسساتها.
11. يجوز شراء اللوازم المطلوبة لمواجهة حالة عامة او طارئة لا تسمح بإجراءات طرح العطاء او استدراج العروض وذلك بناء على طلب رئيس الرابطة وموافقة المجلس.
12. يجوز شراء المواد عن طريق التفاوض مع البائعين او المنتجين اذا كانت المشتريات من مصدر وحيد أو إذا تم طرح عطاء او استدراج عروض ولم يكن بالإمكان الحصول على عروض مناسبة او معقولة للمواد المنوي شراؤها.
بالرغم مما ورد في هذا النظام ، يحق لكل من لجنة المشتريات ولجنة العطاءات المركزية شـراء لـوازم دون استـدراج عروض أو عن طريق العطـاءات إذا كانـت المشتريات المطلوبـة لا ينتجهـا او يتاجر بها أو يقدمها إلا مصدر واحــد، أو كانت من انتاج تخضع أسعاره للتحديد من السلطات المحلية أو ذات أسعار محددة عالميا أو في الحالات والظروف الطارئة أو المستعجلة التي يقررها مجلس الرابطة بشرط ان تخضع القرارات في هذه الحالة للتصديق عليها بشرط أن تخضع القرارات في هذه الحالة للتصديق عليها حسب أحكام هذا النظام.
طرح العطاء وإحالته:
يعلن رئيس دائرة المشتريات المركزية عن طرح عطاءات المشتريات والاشغال قبل مدة لا تقل عن خمسة عشر يوما من الموعد المحدد لفتح العطاء ويجوز تقليص هذه المدة إلى سبعة أيام في حالات الضرورة على أن يبين في الإعلانات طبيعة المشتريات والإشغال المطلوبة وموعد تقديم العروض وتاريخ فتحها وقيمة التأمينات وأية شروط أو معلومات أخرى ترتئي اللجنة الإعلان عنها ويراعى في ذلك سجل الموردين .
