موظف اداري

يرجى قراءة آلية التقديم للوظيفة على النظام من خلال التعليمات الموجودة على  الصفحة  https://ppu.edu/p/ar/jobs/about والفيديو المنشور https://ppu.edu/p/ar/jobs/instructions

ملخص الوظيفة:

يعمل شاغر الوظيفية تحت الإشراف المباشر لمدير دائرة اللوازم والمشتريات ويشرف على مجموعة من الأنشطة للقيام بالمهام الادارية الخاصة بالدائرة من طباعة وتصوير وارشفة ومراسلات وعمل التقارير اللازمة والتنسيق مع الدوائر الاخرى في الجامعة بالإضافة الى القيام بالإجراءات اللازمة لتوفير مشتريات الجامعة.

المسؤوليات: 

• متابعة الكتب الرسمية الواردة والصادرة وأي إجراءات تمت بشأنها في الدائرة.
• إرسال واستقبال الفاكسات وتصنيفها وحفظها في سجلات خاصة حسب الأصول.
• متابعة البريد الإلكتروني للدائرة بشكل مستمر.
• الرد على المكالمات الواردة للدائرة ومتابعة ما هو مطلوب من مهام وواجبات تترتب على ذلك.
• القيام بفتح سجلات خاصة للتوثيق وحفظ الملفات المتعلقة بعمل الدائرة للقيام بتوثيق وتبويب جميع البيانات المتعلقة بعمل المركز.
• القيام بعمليات الأرشفة الإلكترونية لجميع الملفات الواردة والصادرة والوثائق.
• تشغيل المعدات المكتبية/ إجراء الاتصالات الهاتفية وإرسال البريد الإلكتروني ونسخ الفاكس واستعمال آلة تصوير الوثائق.
• الاحتفاظ بقاعدة بيانات مخصصة للجهات التي تتعامل معها الدائرة.
• التحضير لمحاضر المشتريات.
• اعداد عروض اسعار ومتابعتها.
• اعداد اوامر الشراء بالأمر المباشر ومتابعتها.
• اعداد اوامر التوريد ومتابعتها.
• اعداد العقود اللازمة لعمية الشراء.
• تفريع الممارسات ومتابعة الترسية من الجهات المختصة.
• استكمال الفواتير والفحوص الفنية وخصم المصدر والضمانات الخاصة بالمشتريات.
• متابعة الفواتير وتسجيلها وارسالها للدائرة المالية.
• متابعة طلبات الدوائر والكليات.
• إنجاز أية مهام أخرى يكلف بها من قبل إدارة المركز والجامعة وبما تتوافق مع مهام الوظيفة المذكورة.

المؤهل العلمي المطلوب:
بكالوريوس/تخصص إدارة الأعمال/نظم معلومات بتقدير جيد فما فوق

القدرات والمهارات المهنية والشخصية: 

• مهارة الاتصال والتواصل والتخاطب.
• مهارة الطباعة باللغتين
• مهارة التعامل مع الأجهزة والمعدات المكتبية.
• قدرات جيدة في استخدامات الحاسوب Ms Office.
• قدرة عالية على تحمل ضغط العمل والعمل بروح الفريق الواحد.